Papieren, papieren, papieren. Het paperless office is nog lang niet overal doorgedrongen. En zelfs mensen die het grootste gedeelte van hun werk per e-mail afhandelen, kunnen uitgebreide verzamelingen boeken, tijdschriften, elastiekjes, marketingspullen en andere spullen om zich heen verzamelen. Het probleem daarmee is dat spullen voor afleiding kunnen zorgen — niet handig wanneer je geconcentreerd en in flow wilt werken.
Onrust in je hoofd
A clean desk is a sign of a cluttered mind. Nou — mooi niet! Spullen op je bureau kunnen zorgen voor onrust in je hoofd. Alles wat je ziet vraagt namelijk aandacht. Sommige spullen liggen er al zolang, dat je ze niet eens meer opmerkt. Je bewustzijn filtert de aanwezigheid van die enorme stapel papieren op de hoek van je bureau. Maar voor je onderbewustzijn geldt dat niet. Wanneer je in flow wilt werken is het prettig om je te kunnen focussen op de klus waar je mee bezig bent. Dan maak je het jezelf onnodig moeilijk als er van alles op je bureau rondslingert. Pas wanneer die stapels en al die spullen eenmaal zijn opgeruimd, voel je een ‘onverklaarbare’ rust op je werkplek.
Voor lief nemen
Veel mensen nemen een onrustige werkomgeving voor lief. We hebben al snel de neiging ons alleen te richten op de inhoud van het werk en niet na te denken over hòe we ons werk prettig kunnen doen. En dat terwijl je met een paar kleine aanpassingen je werkplezier vaak al een stuk kunt verhogen.
Langzaam archiveren = niet archiveren
Wanneer je archiefsysteem niet goed werkt, kost het veel teveel tijd om iets op te bergen. Het tweede axioma van Taco luidt: "Wanneer het je teveel moeite kost, doe je het waarschijnlijk niet." — en dat geldt zeker voor archiveren. Sommige mensen moeten flink wat meters maken voordat ze eindelijk bij hun archiefkast zijn. Of je moet de bureau’s van je collega’s langs om een perforator te vinden waarmee je gaatjes kunt maken om iets in een ordner te stoppen. Hoe lastiger het is om iets te archiveren, hoe groter de kans dat het materiaal op een stapel ‘te archiveren’ terecht komt. En dan is het nog maar de vraag of er vrijdagmiddag wel tijd is voor dat archiveerwerk.
Om je bureau leeg te kunnen houden is een snel werkend archiefsysteem onmisbaar. De papieren die je verzamelt moeten zo snel mogelijk hun vaste plek krijgen. Zorg dus dat je iets binnen een minuut kunt archiveren.
In de afgelopen jaren schreef ik al eerder over de praktische kant van archiveren:
> Hoe je horizontale stapels verticaal maakt
> Een goed archief is het halve werk
> Een goed archief in 7 stappen
Geef je spullen een plek
Je maakt het jezelf makkelijk door al je spullen een vaste plek te geven. Je hoeft dan niet meer steeds na te denken over waar je iets neerlegt of opbergt en al helemaal niet meer over waar je je spullen weer terug kunt vinden als je ze nodig hebt.
Mijn telefoon ligt thuis en op kantoor steeds op dezelfde vaste plek, m’n portemonnee zit in hetzelfde vakje en alle papieren die ik ergens onderweg krijg gaan in het groene mapje om later uit te zoeken.
Ik geef toe: het maakt het zoeken naar je spullen minder spannend, maar het scheelt ook een boel stress op het moment dat je het net niet kunt gebruiken!
Eerst een klein beginnetje?
Om nou meteen alles compleet op te ruimen is misschien wat veel gevraagd. Vooral als je het druk hebt. Maar je zou eens kunnen kijken naar de punten waar het steeds vastloopt. Waar zitten voor jou de bottlenecks bij het archiveren en opruimen? Kijk eens naar het fysieke systeem wat je gebruikt: hoeveel tijd kost het je om iets te archiveren? Waar loop je tegenaan? Kun je die pijnpunten misschien eenvoudig oplossen?
Wat ligt er allemaal om je heen wat gewoon meteen de prullenbak in kan? Misschien heb je nog stapels oude kranten, verbogen paperclips, uitgerekte elastiekjes, vuile koffiekopjes en verfrommelde post-its om je heen verzameld. Je wilt niet weten wat wij op sommige werkplekken tegenkomen.
Maar let ook eens op je eigen mentale blokkades. Als je niet graag archiveert: hoe komt dat dan? Wat is het precies waar je geen zin in hebt of waar je bang voor bent? En kun je daar wat aan doen?
(Dit artikel is eerder gepubliceerd als één van de meereffect artikelen.)
